Nel precedente articolo abbiamo parlato di come impostare un programma di miglioramento continuo. Oggi parliamo in dettaglio di tutte le operazioni che vanno fatte prima di entrare nel pieno dei 5 giorni di palestra Kaizen.

Gli eventi Kaizen non sono mai stati pensati per essere eventi di brainstorming con soluzioni non supportate dall’analisi dei dati. Sfortunatamente, molte organizzazioni scelgono questo percorso perché hanno la convinzione sbagliata che l’analisi dei dati sia costosa e contraria alla cultura della velocità Kaizen.

Questo approccio rischia però di diventare una razionalizzazione della pigrizia, poiché in ultima analisi sarà dedicato più tempo a giustificare o correggere soluzioni laddove non esistano dati appropriati. In poche parole, senza dati, non c’è alcuna possibilità per il team di scoprire qualcosa di nuovo (cioè, innovare) come le loro sessioni di brainstorming sarà semplicemente confermare ciò che pensano di sapere già.

Non trascurate il valore dei dati; pianificate in anticipo (almeno due settimane prima dell’evento) per ottenere i dati necessari, in particolare ciò che vogliono i vostri clienti (voice of customer – VOC), ed siate pronti a ottenere rapidamente dati più dettagliati quando sorgono domande durante l’evento. Man mano che i dati vengono raccolti, devono essere convalidati per garantire la veridicità.

Oltre a un piano per la raccolta e la convalida dei dati, il team leader Kaizen dovrà creare uno schema con gli obiettivi dell’evento (notare che questo è in aggiunta ai KPI che dovrebbero essere raccolti almeno un mese prima dell’evento) e include l’identificazione dei membri del team, la notifica ai dipartimenti competenti sulle potenziali modifiche e la stima dei benefici finanziari.
Lo schema (o Charter) fornisce quindi il quadro necessario per creare un programma giornaliero e per i implementare i risultati finali dell’evento Kaizen e dovrebbe essere sviluppato insieme ai responsabili di funzione , in quanto determinerà i requisiti delle risorse e la natura delle interruzioni del processo in modo che i tempi di inattività possano essere sufficientemente anticipati senza avere un impatto sul cliente. Alla fine di ogni giornata, è meglio incontrare lo sponsor dell’evento Kaizen per esaminare le attività e le conclusioni, nonché le barriere e le esigenze di risorse per il giorno successivo.

Con i dati e un team dedicato, settimana prossima inizieremo a descrivere il contenuto di ogni giorno in un tipico evento Kaizen di cinque giorni.

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